| 2006年05月09日(火) |
ひとりでFrequently Asked Questions |
ＧＷでの充電が残っているようで、わりと順調に出勤。相変わらず仕事面倒だなぁ・・・なんて思ったりもするけど、まだ若干の余裕あり。さて、いつまで持続できるのか。
朝のミーティングで、またも作った資料にダメだしされて、あっさり戻された。今回は、それほど力入れずに作ったものだし、そんなに逆上することもなく作り直しに取り掛かった。
席替えをして、まだこの環境に馴染めない。左を向けば派遣くん、右を向けば主査がすぐそばにいる。話をするときには、立ち上がらなくて済むから楽だけど、ひとり作業時には落ち着かないよ。今まで、下っ端のくせに上座席にいたから、周囲の人の動きとか全然気にならなかったのに。この３日間休暇取っている同担当の社員さんが出社したら、その人が前方に来て、なおさら落ち着かないかも。別に「隠れた悪事」なんてしてないけど、思わずPCのディスプレイを隠したくなる瞬間があった。
今日も質問攻めを受けたけど、まだ周囲もわたしも機嫌がよく、穏やかに進行し、一日の業務終了〜。しか〜し、久しぶりに業務お持ち帰りをして、自宅のPCで２時間ほどお仕事。またもマニュアル作成だ。
連休前からはじめている「受付用業務マニュアル」作成が、やや難航している。“受付”って、別に「いらっしゃいませ〜！」用ではなくて、社内処理のための依頼書を四方八方から受取り、記入誤りがないか、あったら相手にどう指導するかを「誰でもできる」ようにするためのもの。白紙の状態での作成で、けっこう途方にくれいている。
なんか参考になるものないかなぁ・・・とネットで「受付マニュアル」と検索したら、店頭受付用のマニュアルばかりヒットした。ちがうんだよなぁ・・・・（ToT)
外部（他の担当者）向けのマニュアルは、業務フローを書いて概要や記入例を作ればいいけど、担当内のマニュアルというのは、本当に事細かに作らなくてはいけない。どこからどんな風に受け取って、ファイルの複合化や暗号化の手順、パスワードルール、必須チェックポイントを記し、不具合時の回避方法、こうだったらこう返す、そっちが違ったらこっちもチェック、受付管理簿の仕様を決めて、連絡体制をまとめて・・・・・。まだ架空の仕事だけに、詳細までのイメージができないぃぃぃっ！！！と苦悩していたら、「一問一答して、Q&A方式で作ってみたら、必要なことが洗い出せる」と主査アドバイスを受け、ひたすらひとりでFAQを繰り返した。「これ受取ったらどうするの？」「こっちの管理簿に記入する」「管理簿どこにあるの？」「このサーバに保存」「記入したらどうするの？」「受付�發鬚海良修傍�載して、暗号化してメールで返信」「返信するときの送信相手は・・・・」自問自答で、Question17まで到達。この状態で、第１版の作成に取り掛かろう。はぁ、明日の朝のミーティングまでに間に合うのだろうか？もうひとつ、受付業務があるのになぁ・・・・。
今日は、ひたすら仕事ネタになっちゃった。読んでくれた人、ごめんなさい！でもね、今のわたしの頭の中には、これしかないのよ〜っっ！！
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